La quête ultime du logiciel de ToDo : 3 - mon choix
By CT | septembre 21, 2010
Cela fait longtemps que je n’ai pas posté. Ce n’est pas pour autant que j’ai arrêté de travailler sur ces sujets. Comme le dit le leader des Eagles dans un concert de retour à la scène : “Juste pour info : nous ne nous sommes jamais séparés. Nous avons juste pris 14 ans de vacances”.
Dans deux premiers billets, j’avais identifié mon cahier des charges (la quête ultime du logiciel de todo : 1) et l’analyse de l’existant (la quête ultime du logiciel de todo : 2).
Venons-en à ma solution.
En fait, quelques jours après mon billet n°2, je suis revenu à TaskPaper, qui avait été mon premier choix, et la plupart de mes critiques se sont envolées.
- C’est un logiciel qui tourne sur Mac, mais une version Windows a été créée par un autre programmeur, sous le nom de TodoPaper. Les deux sont parfaitement compatibles (c’est la force du fichier texte).
- Pour avoir toujours le fichier texte avec moi, je l’ai mis dans mon dossier Dropbox, il est donc automatiquement synchronisé. (Solution qui n’est pas parfaite, car les fichiers Texte du Mac et de Windows traitent mal les accents. Mais même s’il y a des problèmes sur quelques caractères, au moins, on peut les lire).
- En fait, le plus simple est d’utiliser le service en ligne TaskoDone. Ouvrez-vous un compte (gratuit), copiez votre fichier texte et voilà, vous avez TaskPaper en ligne (consultable depuis n’importe quel smartphone…)
J’ai donc acheté deux licences (taskpaper et todopaper). J’aurais pu uniquement vivre avec TaskoDone, mais c’est plus pratique de travailler en local. Et puis c’est plus sympa d’encourager les développeurs. Une seul regret, de taille : il n’existe pas d’alternative ergonomique sous Linux (ubuntu).
Le dernier billet sur ce sujet, le n°4, expliquera pourquoi cette quête ultime ne pouvait donner un résultat universel.
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Stats 17-09-08
By CT | septembre 18, 2008
- 6 fichiers modifiés
- une dizaine de tâches
- 32 mails envoyés
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L’Urgent, l’Important et le Truand
By CT | septembre 5, 2008
C’est une note rapide, mais je préfère la faire incomplète que de l’oublier 
Après tout, si je me conforme aux canons de David Allen (GTD), toute tâche qui prend moins de 2 minutes doit être faite immédiatement… Donc je fais, même si je vais l’écrire en plus de 2 mn (mais c’est de ma faute, ça fait des mois que je dois me mettre à 10 mn de dactylo quotidienne).
Voilà mon idée :
- L’urgent : c’est notre quotidien.
- L’important : c’est le domaine trop souvent négligé, et c’est là où Stephen Covey (les 7 habitudes) a établi sa quête. En quelques idées : essayer de réduire le Quadrant I (urgent et important), développer à fond le Quadrant II (important mais pas urgent), réduire à mort le Quadrant III (urgent mais pas important) et oublier totalement le Quadrant IV (pas urgent pas important).
- Le truand : c’est mon idée du jour, je l’appelle le truand par référence à Sergio Leone, mais la première dénomination que j’avais en tête, c’était “capacité de nuisance à terme”.
Toute tâche devrait pouvoir être classée sur ces 3 axes. Détaillons-les :
- Les esclaves du quotidien vivent dans un monde à une dimension et binomial : urgent / pas urgent.
- Les aficionados du GTD et des 7 habitudes de Covey vivent dans un monde à deux dimensions, une matrice à quatre Quadrants : urgence par rapport à importance.
- Je propose une troisième dimension, pour bâtir un hypercube : +/- urgent, +/- important, +/- pourrissant.
Exemple : soit 3 tâches de ma to-do list, qui sont (1) appeler ma tante pour prendre des nouvelles (2) payer ma taxe professionnelle (3) rédiger ce billet de blog.
- Classement dans un monde à 1 dimension : urgent = payer ma taxe ; non urgent = appeler tante, rédiger billet blog
- Classement dans un monde à 2 dimensions : urgent important : rien ; important pas urgent : appeler tante, rédiger billet blog ; urgent pas important : payer taxe
Remarquez que dans le deuxième cas (qu’on suppose plus évolué), je vais traiter en premier des tâches que je traitais en dernier dans le premier cas. Mais si rajoute “capacité de nuisance”, je vais tout de suite voir que payer ma taxe professionnelle, c’est la tâche à faire en premier ! Parce que l’approche Allen / Covey est une approche instantanée : c’est en fonction de ma perception d’aujourd’hui que je classe mes priorités.
Mais si je rentre dans la troisième dimension, j’essaie aussi de juger quelles sont les choses qui sont susceptibles d’évoluer négativement pour moi. La question devient “si je le fais plus tard, est-ce que je le paierai plus cher ?” (pas uniquement au sens financier).
Prenons l’exemple de la taxe professionnelle. Elle est exigible dans un mois. En toute rigueur, elle n’est donc pas urgente. On va dire par ailleurs que c’est un enjeu peu important dans ma vie (parce que, dans mes objectifs de vie, “payer mes impôts” n’est pas le plus important), donc je décide de reléguer le paiement à plus tard. Et en termes financiers, j’ai raison de ne pas payer maintenant : si je paie aujourd’hui, je suis débité un mois en avance, alors que si j’attends la date limite, j’aurai un mois de trésorerie (et d’intérêts de placements) en plus.
Maintenant, raisonnons en rajoutant le 3ème critère, celui du pourrissement de la situation. “Si j’attends de payer, que peut-il se passer ?”
Je me connais : une fois sur deux, pour avoir voulu ruser sur ma gestion de trésorerie, je me retrouve à payer trop tard. Il suffit de peu : un gros boulot par ailleurs, quelques jours où je ne classe pas mes papiers, une pile oubliée dans un coin…
Donc je décide de payer tout de suite ma taxe professionnelle. Non pas parce qu’elle est urgente (j’ai un mois) ni importante (dieu merci, j’ai d’autres choses qui m’importent plus) mais tout simplement parce que, dans ma liste, c’est la chose qui risque de me coûter de plus en plus cher au fil du temps qui passe.
Il y a comme ça quantité d’exemples.
Les impôts et factures à payer, évidemment.
Les réparations sur la voiture. Exemple : je fais changer mes plaquettes de frein à temps, ça me coûte les plaquettes ; je les fais changer trop tard, ça me coûte les disques de freins, qui valent 5 à 10 fois le prix des plaquettes.
Et pour sortir du discours financier, il y a le même raisonnement sur le temps passé. Il y a certaines tâches qui vont me prendre 10 minutes aujourd’hui, mais les mêmes tâches me prendront 1h si je les fais dans un mois, parce que les choses auront évolué, la tâche sera devenue plus complexe, ou elle aura pourri, et dans un mois, je regretterai amèrement de passer autant de temps dessus.
Par opposition, certaines tâches n’ont pas une valeur temps dramatique : que je les fasse aujourd’hui ou dans un mois, cela me coûtera le même prix.
Savoir distinguer ces différentes tâches peut donner un ordre de priorité.
Pour conclure : quelle est la situation dans laquelle je peux utiliser ce 3ème critère ?
Réponse : quand j’ai 12 tâches urgentes & importantes, mais que je ne peux en traiter que 8, faute de temps.
Lesquelles choisir ? Celles qui me le feront payer cher si je les traite plus tard.
Les Truandes.
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Statistiques 04-09-08
By CT | septembre 4, 2008
18 mails envoyés
11 tâches accomplies (sans compter celles que je n’ai pas notées)
28 fichiers modifiés.
Grosse journée.
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Le Prisonnier
By CT | septembre 1, 2008
photo credit: kevinmarsh
Une pensée en passant, avant de retourner aux problématiques de tâches et autres systèmes de productivité :
essayer d’être plus productif, en croyant que cela nous permettra d’échapper au système, c’est en fait démontrer qu’on est englué dans le système.
Donc,
Revoir nos priorités.
Redéfinir même le sens de “priorité”
Y consacrer du temps, ne pas traiter ça à la va-vite, comme une ToDo à évacuer.
Qu’est-ce que je veux faire ? Qu’est-ce que je veux ?
Ignorer la première réponse. Ignorer la deuxième. Ignorer toutes les réponses rapides, celles qui arrivent comme des balles traçantes. Attendre - le temps qu’il faut - la fusée éclairante.
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La quête ultime du logiciel de ToDo : 2 - analyse de l’existant
By CT | août 29, 2008
Je continue ici ma quête ultime du logiciel de ToDo, avec 5 critères énoncés dans le premier billet de la série : ce logiciel doit être Simple, Rapide, Classable, Portable et Versatile.
En suivant ma ligne de réflexion du dernier billet, j’ai donc tapé “online task tag” dans Google. Coup de chance, dès le deuxième résultat, je suis tombé sur une liste d’applications en ligne qui proposaient ce type de service. Mais ce n’était qu’une liste. Heureusement, dans les commentaires, un lecteur mentionnait sa propre liste de 23 applications, avec l’avantage d’une description et d’une critique.
C’était mieux que rien, mais ça n’était pas encore idéal. J’ai donc profité de mon entorse qui m’immobilisait pour tester les 23 applications. Ce qui veut dire notamment que j’ai donné 23 fois mon adresse e-mail (et ces 23, par la magie de la multiplication des spams, va me valoir mon pesant de courriers non sollicités, je le sens…)
Je ne vais pas vous faire une analyse détaillée des 23 applications, car ce n’est pas le propos. Je vous livre déjà un résumé de mes découvertes :
- De toutes les applications, une seule correspond à peu près à ce que je cherchais, c’est HiveMinder. Je reviendrai dessus un peu plus tard, je voudrais d’abord développer pourquoi les 22 autres ne m’allaient pas.
- Sur les 23 applications, on peut grossièrement établir deux catégories : les Trop Simples, et les Trop Compliquées. Et aucun moyen terme du genre “super simple, super intuitif, mais avec quelques fonctions quand même”.
Je vais donner quelques exemples de trop simples :
- Une application qui ne permet pas de rentrer 3 tâches en une seule fois est trop simple. S’il faut rentrer la première tâche, appuyer sur Save et attendre qu’elle s’affiche pour appuyer sur New task et rentrer une deuxième tâche, ce n’est pas Rapide. Remember The Milk, par exemple, qui est présenté comme l’application la plus répandue, ne permet pas de faire ça.
- Une application qui ne permet pas de tagger rapidement une tâche n’est pas Versatile. Remember The Milk, itou, ne permet pas de faire ça.
Ces critiques s’adressent à la majorité des applications. Certes, elles sont nombreuses à proposer des “date due” ou des catégorisations par projet, mais ma conception, c’est qu’une tâche ne doit pas demander plus de 10 secondes, tout compris, pour être notée. Sinon, on passe son temps à noter et à gérer le classement des tâches plutôt qu’à les faire.
Les Trop Compliquées : elles sont géniales, elles permettent d’affecter les tâches à différentes personnes, par projet, par date, par priorité. C’est super, mais uniquement pour une gestion de projet complexe qui concerne plusieurs personnes réparties sur plusieurs lieux géographiques. C’est donc loin de ma conception GTD mono-personnelle de la liste de tâches. Un exemple de Trop Compliquée (pour moi) : MyQuire.
Ce qui était étonnant, c’est l’absence très régulière des tags dans les applis. Pourtant, le tag, c’est ce qui permet de noter toutes les catégories. Si je dis “il faut que j’appelle demain Sprütz pour le projet Spratz”, la manière la plus géniale de noter ça, c’est
- appel sprütz @appel @demain @spratz
Si je demande le tag Spratz, j’aurai tout ce qui concerne le projet Spratz. si je clique sur Appel, j’aurai tous les appels que je dois passer. Si je clique sur Demain… vous comprenez. En bref, l’avantage des tags, c’est qu’ils n’imposent aucun système à l’utilisateur, c’est lui qui, par le choix de ses tags, va s’organiser lui-même son système.
HiveMinder permet de noter plusieurs tâches en une fois (fenêtre Brain Dump à gauche), et propose ce type de tags directement dans le texte des notes. Après, d’un clic sur un tag, on obtient toutes les tâches qui ont ce tag.
C’est parfait, mais ce n’est pourtant pas le système que j’ai retenu.
Mais on progresse.
La suite bientôt…
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Stats
By CT | août 27, 2008
Aujourd’hui :
- 11 tâches faites
- 9 fichiers modifiés
- 18 mails envoyés
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Boot sequence
By CT | août 27, 2008
Je réfléchis beaucoup actuellement sur le zapping, et la systématisation comme remède. J’envisage de mettre en place des Routines, dont je parlerai en détail plus tard. En attendant, voilà une Routine par l’exemple.
Que font la majorité des cadres quand ils arrivent au travail ? On va appeler la séquence de leurs actes la Boot sequence (séquence d’amorçage, chère aux informaticiens).
Boot sequence classique :
- allumer l’ordinateur
- prendre un café
- lancer son logiciel de messagerie et son navigateur Internet
- consulter ses mails
- lire les nouvelles sur écran
- se connecter à quelques sites “personnels” (Facebook, Boursorama…)
- (éventuellement) lire le courrier papier
Inconvénients :
- Donner la priorité à l’urgence (la nouvelle fraiche, le mail qui vient de tomber) sur l’importance (les choses qu’on avait à faire)
- Partir dans une démarche réactive (j’absorbe ce que dit le monde avant de réagir à ce stimulus externe) et non proactive (je fais ce que j’avais décidé de faire).
Pour lutter contre la tyrannie de l’e-mail, beaucoup de personnes recommandent de ne pas consulter ses mails en premier.
Paramètres d’une Boot sequence idéale :
- Prévue avant d’entrer dans le bureau (en se rendant à son travail, ou préparée la veille en quittant le bureau)
- Réduite au strict minimum en terme technologique
- Définit la ou les tâches à faire en tout premier
Ma Boot Sequence de ce matin (prévue dans le métro)
- Allumer l’ordinateur
- Synchroniser mes fichiers et mes tâches (mais sans connecter mon agenda ni lancer ma messagerie)
- écrire ce billet
- M’attaquer à la suite du dossier d’hier : travailler sur la feuille de tableur XXX et rédiger des recommandations sur le document YYY
Et seulement après, avec le sentiment d’avoir produit quelque chose, je me connecterai au monde. (Et peut-être au Monde )
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La quête ultime du logiciel de ToDo : 1 - cahier des charges et démarche
By CT | août 21, 2008
photo credit: Travis Isaacs
Tout cela a commencé par un billet de Mitternacht, sur “comment faire les choses qu’on ne veut pas faire” (ce que j’appelle les Pénibles). Elle suggérait une solution, et une appli. Quelques commentateurs en suggéraient d’autres. Je me suis donc lancé dans la Quête Ultime du Logiciel Ultime de To-Do List.
Cela a commencé par TaskPaper, suggéré par un commentateur. Logiciel correspondant presque parfaitement à ce que je cherchais, mais ne tournant que sur Mac, en local. Cela m’a permis de commencer à définir ce que je voulais d’un logiciel de ToDo :
1. Simple. “Everything should be made as simple as possible, but not one bit simpler” (Albert Einstein). Gérer ses tâches, c’est essayer d’échapper à la distraction ou à la procrastination. Le logiciel qui permet de faire ça ne devrait faire que ça, sans aucune échappatoire, distractive, esthétique ou fonctionnelle.
2. Rapide : possibilité de saisir plusieurs tâches rapidement, à la volée, sans devoir cliquer à chaque fois sur un “Save”.
3. Classable : possibilité de n’afficher que certaines tâches, par exemple en fonction du contexte (Maison, Bureau, Déplacement,…) ou du projet (Prométhée, Phenix…) ou encore de critères abscons (Important, Perso…). Le tout, sans devoir, pour chaque tâche, passer du temps à remplir des cases du genre Contexte, Projet, Critère Abscons…
4. Portable : possibilité d’être lu et transporté et géré sur Mac, PC, téléphone mobile, clé USB, voire en ligne (site Internet).
5. Versatile : chaque tâche doit être facilement modifiable. Par exemple, changer la date d’échéance devrait pouvoir être fait en 1 clic. Idem, changer le Critère Abscons.
TaskPaper répond assez bien à ces 5 critères. Avant tout, il est très Simple, Rapide et Classable. Problème : il n’existe qu’une version Mac, donc la Portabilité est discutable (je passe 10% de mon temps de travail sur mon Mac, 10% sur mon téléphone mobile, et 80% sur un PC). Mais le fichier des tâches est un fichier texte, donc facilement portable sur n’importe quel système d’exploitation, mais moins facilement Classable. La Versatilité non plus ne marchait pas bien, car c’est un fichier texte, modifiable… en tapant du texte.
J’avais aussi, auparavant, testé plusieurs applications : FreeMind, les gestionnaire des tâches de Windows Mobile et de Thunderbird/Lightning.
* Freemind : assez Simple (mais nécessite Java), assez Rapide, Classable uniquement à la main (mais le drag and drop est génial), Portable (car Java), Versatile grâce au drag and drop.
* Gestionnaires de tâches Windows Mobile / Thunderbird+Lightning : le niveau zéro. Simples, mais pas Rapides, Classables au prix d’un renseignement de toutes les rubriques, difficilement Portables, peu Versatiles.
C’était le problème des catégories qui me chiffonnait : une tâche, c’est très souvent :
* Une action
* Un projet
* Un contexte
* Une date limite
Exemple : appeler Machpro, pour le Projet Schmoul, quand je suis près d’un Téléphone, avant 18h demain. Ce qui veut dire que dans une appli “niveau zéro”, je dois taper “appeler Machpro”, sélectionner le projet Schmoul dans une liste, puis sélectionner le contexte Téléphone dans une autre liste, et enfin sélectionner une date. Sans parler des Critères Abscons…
J’ai très vite trouvé une solution : les Tags. Au lieu de s’embarrasser de multiples catégories (Projet, Contexte, Echéance, Priorité, etc.), il suffit de définir des mots-clés, qui peuvent être un contexte, une priorité, un nom de projet, etc.
Exemple : “Appeler Machpro TAG Schmoul, Tél, Demain, Urgent”.
Ainsi, si je demande tous les tags Urgent, “appeler Machpro” apparaîtra. Et si je suis à côté d’un téléphone, le tag Tél me donnera la liste de tous les appels à faire. Bref, un tag devient un critère de sélection, quelle que soit la nature de l’information. Cela offre une possibilité de moduler les critères à volonté (je mets beaucoup de tags ou très peu) sans tomber dans une application qui complique la saisie des tâches (”et pour quand est-elle dûe ? et quelle est sa priorité ?” gnagnagna…)
J’ai donc commencé ma quête en tapant les mots-clés suivants : online task tag.
La suite plus tard…
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Les 10 axes d’un travail salarié
By CT | mai 9, 2008
Beaucoup de méthodes d’organisation personnelle sont fondées sur les priorités. C’est très bien, mais il faut alors définir quelles sont nos propres priorités, ce qui demande de revenir sur ses choix, analyser son existence, et voir dans quelle mesure on fait ce que l’on voulait faire. Cela peut évidemment nous amener très loin, chacun s’analysant et se découvrant au fur et à mesure.
Dans ce billet, je souhaite parler du travail (au sens de poste) que l’on a choisi. Au fil des années, j’ai mis au point un petit outil d’analyse qui peut aider à :
- mieux choisir son travail
- mieux comprendre ce qu’on aime / n’aime pas dans son travail
- aider à changer de travail
- définir ses priorités
Je le partage avec vous ici, pour réflexion.
Selon moi, tous les emplois peuvent être classés / notés sur 10 axes. Ces axes sont :
- Le salaire et les avantages (notes de frais, voiture, téléphone portable…)
- L’intérêt intellectuel du travail.
- La disponibilité que ce travail nous laisse par ailleurs (= horaires, mais aussi travail à la maison le soir, le week-end…)
- Le pouvoir que l’on subit : est-on sous les ordres d’un chef ou non, et quelle est notre liberté de décision.
- Le pouvoir que l’on impose : a-t-on du pouvoir sur les gens (subalternes) et sur les événements ?
- Reconnaissance sociale. Quand dans un dîner, on répond à la question “que fais-tu dans la vie ?”, comment est-on perçu “socialement” ?
- Sécurité de l’emploi.
- Ambiance dans le travail : relations avec les collègues, ambiance sympa ou tendue, a-t-on des collègues que l’on voit en dehors du travail…
- Alignement avec “une bonne vie”, sentiment que l’on sert à quelque chose, que l’on contribue à un développement global.
- Possibilité d’évolution dans le travail.
Ces axes peuvent recouvrir des choses communes, et la notation sur chacun des axes peut être très subjective. Mais cela permet de commencer à classer les choses. Je crois en tout cas n’avoir rien oublié…
Prenons un exemple. Auditeur junior dans un cabinet d’audit.
- Salaire : élevé.
- Intérêt intellectuel : faible.
- Disponibilité laissée par ailleurs : très faible.
- Pouvoir subi : très important.
- Pouvoir qu’on impose : très faible.
- Reconnaissance sociale : assez forte.
- Sécurité de l’emploi : faible.
- Ambiance dans le travail : dépend.
- Alignement avec une bonne vie : pas facile à justifier.
- Possibilité d’évolution : forte.
On peut remarquer plusieurs choses :
- La notation est subjective, et qualitative.
- Il y a des axes “internes”, correspondant à une satisfaction personnelle, par exemple la “bonne vie”, le pouvoir qu’on a, l’intérêt intellectuel, et des axes “externes”, correspondant plus à ce que le monde extérieur nous renvoie (reconnaissance sociale, pouvoir qu’on subit…). J’imagine qu’on peut classer les axes selon d’autres critères, les réordonner, mais ces raffinements ne sont pas mon propos actuel.
- On peut représenter ces axes sous la forme d’un “graphique en radar”, qu’on peut appeler ici le Radar de Thibierge (l’image de début d’article correspond au Radar de Thibierge pour le poste d’auditeur junior).
Voici maintenant mes intuitions sur le sujet : normalement, chaque emploi devrait remplir la même surface c’est-à-dire que ce que l’on gagne par exemple en liberté, on le perd par exemple en salaire. On suppose que toute évolution positive sur un axe sera compensée par une régression sur un autre axe. Par exemple : les emplois qui laissent beaucoup de disponibilité et font subir peu de pouvoir… sont généralement moins bien payés. Donc tous les emplois se valent, car la surface intérieure du graphe reste de même dimension.
Mais si tous les emplois se valent, comment choisir ? Réponse : en cherchant lesquels des 10 axes sont importants pour vous (et lesquels sont accessoires). C’est là où arrive l’analyse personnelle, et la gestion des priorités. Quels aspects de votre travail sont cruciaux pour vous ? La salaire avant tout ? Le temps libre que votre travail vous laisse ? Aimez-vous avoir du pouvoir ? le regard des autres (réussite sociale) compte-t-il beaucoup pour vous ?
En répondant à ces questions, vous pourrez non seulement (re)définir le type d’emploi qui est fait pour vous, mais aussi, vous aurez une idée de vos priorités dans le monde du travail.
Ceci est une réflexion en cours, tous les commentaires sont les bienvenus.
Topics: travail | 4 Comments »
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